SharePointの承認、使いどころがよく分からなかったけど納得した話

SharePointの「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」。

正直、最初は「承認」アクションが1個あれば十分では？と思っていました。 でも実際使ってると、あっなるほど～と思いました。

「承認」は Dataverse ベースの仕組みで動いています。 そのため、承認先の「ユーザー」がフローが動いている「環境」にいない場合、 エラーになることがあります。

「環境」へのユーザー追加は管理者が行うことが多いため、フロー作成者からすると少し扱いづらいですね。

SharePointの「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」の場合は、SharePointサイト側の権限やグループを利用して承認先を管理できます。

そのため、Power Automateの「承認」のように環境ユーザーを意識する場面が少なく、Office 365グループやTeamsと連携するシナリオでは扱いやすいケースがあります。

ただ、Microsoft　Office 365グループやTeamsのメンバーと連携するようなシナリオでは、SharePoint側の承認機能のほうが素直に動く場合もあるんだなってことです。

もうひとつ違いとして、データの保存先があります。

Power Automateの「承認」は Dataverse 側で管理されるため、運用者が承認履歴の保存場所をあまり意識しなくても利用できます。また90日以上の承認履歴は保存できません。

一方、SharePointの「アイテムまたはファイルの承認要求を作成する」は、SharePoint側に承認データが蓄積されていきます。

そのため、長期間運用する場合は、

• 承認履歴をどれくらい保持するか
• 古いデータを削除するか
• 定期的なメンテナンスを行うか

といった運用設計も考えておいたほうが良さそうです。

権限管理のしやすさというメリットがある一方で、データ管理は自分たちで考える必要がある。

このあたりも含めて、用途によって使い分けるのが良さそうだと感じました。